INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Leo Club Barletta
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Ultimo aggiornamento: ottobre 2026
Il Leo Club Barletta attribuisce particolare importanza alla tutela dei dati personali dei propri soci, aspiranti soci, volontari, partecipanti alle iniziative, beneficiari dei service, sostenitori, sponsor, fornitori e di tutti coloro che entrano in contatto con il Club.
La presente informativa descrive le modalità con cui il Leo Club Barletta raccoglie, utilizza, conserva e, quando necessario, comunica i dati personali nell’ambito delle proprie attività associative e di servizio.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Leo Club Barletta, in persona del Presidente pro tempore, quale legale rappresentante del Club.
Sede: Via Canne 181, Barletta BT
Codice fiscale: 90077570720
E-mail: admin@leoclubbarletta.it
Il Leo Club Barletta fa parte del Distretto Leo 108 AB – Puglia e del Multidistretto Leo 108 ITALY e opera nell'ambito del programma Leo di Lions Clubs International.
Nello svolgimento delle attività associative, altri organismi Leo e Lions possono trattare alcuni dati personali nell'ambito delle rispettive competenze e secondo la normativa applicabile.
2. Categorie di interessati
La presente informativa riguarda, in particolare:
• soci e aspiranti soci del Leo Club Barletta;
• componenti degli organi associativi e titolari di incarichi;
• partecipanti a riunioni, eventi, service, raccolte fondi e iniziative del Club;
• volontari e collaboratori;
• beneficiari delle attività di servizio;
• donatori, sostenitori e sponsor;
• rappresentanti di enti, associazioni, istituzioni e partner con cui il Club collabora;
• fornitori e professionisti;
• utenti che contattano il Club tramite e-mail, moduli online, sito web o canali social.
3. Dati personali trattati
A seconda del rapporto con il Club e dell'attività svolta, possono essere trattati dati quali:
• dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, data e luogo di nascita;
• dati di contatto, quali indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail e account utilizzati per le comunicazioni;
• dati relativi alla vita associativa, quali data di ingresso nel Club, categoria di socio, incarichi ricoperti, partecipazione alle riunioni e alle attività, candidature, votazioni, trasferimenti, dimissioni e altre informazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo;
• dati amministrativi e contabili, relativi, ad esempio, al pagamento delle quote associative, a rimborsi, donazioni, sponsorizzazioni, ricevute e altre operazioni connesse all'attività del Club;
• dati relativi alla partecipazione ad attività ed eventi, comprese iscrizioni, adesioni, presenza alle iniziative, eventuali accompagnatori e informazioni organizzative necessarie allo svolgimento dell'evento;
• immagini, fotografie, registrazioni audio e video, realizzate durante manifestazioni, service, riunioni, cerimonie e altre attività del Club;
• dati relativi alle comunicazioni, comprese e-mail, richieste di informazioni e messaggi inviati al Club;
• dati tecnici e di navigazione, qualora l'interessato utilizzi un sito o un servizio online gestito dal Club.
Il Club applica il principio di minimizzazione e raccoglie esclusivamente i dati adeguati, pertinenti e necessari rispetto alle finalità perseguite.
4. Categorie particolari di dati
Nello svolgimento di alcuni specifici service o iniziative, il Club potrebbe avere necessità di trattare informazioni appartenenti alle categorie particolari di dati personali previste dall'art. 9 del GDPR.
Ciò può verificarsi, ad esempio, quando per l'organizzazione di un'attività sia necessario conoscere informazioni relative a disabilità, esigenze di accessibilità, allergie, intolleranze alimentari o altre condizioni rilevanti per la sicurezza e la corretta organizzazione dell'iniziativa.
Tali informazioni saranno richieste esclusivamente quando strettamente necessarie, limitate al minimo indispensabile e protette con particolare attenzione.
Quando richiesto dalla normativa, il trattamento sarà effettuato sulla base del consenso esplicito dell'interessato o di altra idonea condizione prevista dall'art. 9 del GDPR.
Tali dati non saranno utilizzati per finalità diverse da quelle per cui sono stati raccolti.
5. Finalità e basi giuridiche del trattamento
Gestione del rapporto associativo
I dati dei soci e degli aspiranti soci sono trattati per:
• esaminare le richieste di ammissione;
• gestire l'iscrizione e il libro soci;
• gestire le cariche e gli incarichi associativi;
• convocare Consigli Direttivi e Assemblee;
• predisporre verbali e documentazione associativa;
• verificare il pagamento delle quote;
• organizzare la partecipazione ad attività Leo e Lions;
• adempiere alle disposizioni dello Statuto e dei Regolamenti applicabili.
Il trattamento si fonda principalmente sulla necessità di dare esecuzione al rapporto associativo e alle attività richieste dall'interessato, nonché sull'adempimento degli obblighi normativi e associativi applicabili.
Organizzazione di service, eventi e iniziative
I dati possono essere utilizzati per:
• raccogliere iscrizioni e adesioni;
• gestire partecipanti e beneficiari;
• organizzare attività di volontariato e di servizio;
• comunicare informazioni organizzative;
• coordinarsi con enti, associazioni, istituzioni e partner coinvolti;
• garantire la sicurezza e il corretto svolgimento delle iniziative.
La base giuridica dipende dalla natura dell'iniziativa e può consistere nell'esecuzione di misure richieste dall'interessato, nel perseguimento delle finalità associative, nell'adempimento di obblighi di legge o, quando necessario, nel consenso.
Comunicazioni associative
I dati di contatto dei soci possono essere utilizzati per inviare convocazioni, comunicazioni istituzionali, informazioni su service, attività, riunioni ed eventi Leo e Lions tramite e-mail, telefono, sistemi di messaggistica e altri strumenti telematici.
Tali comunicazioni, quando strettamente connesse al rapporto associativo, non hanno natura commerciale e sono funzionali allo svolgimento dell'attività del Club.
Adempimenti amministrativi, fiscali e contabili
I dati sono trattati per la gestione delle quote, delle donazioni, delle sponsorizzazioni, dei rimborsi, delle ricevute, del conto corrente e degli altri adempimenti amministrativi, fiscali e contabili previsti dalla normativa.
Comunicazione e promozione delle attività istituzionali
Il Club può documentare e raccontare le proprie attività attraverso:
• sito web;
• pagine e profili social;
• materiale informativo e promozionale;
• pubblicazioni Leo e Lions;
• comunicati stampa;
• giornali, televisioni e altri mezzi di informazione;
• materiale fotografico e audiovisivo.
Quando fotografie o video consentano l'identificazione diretta di singoli soggetti e la normativa lo richieda, il Club acquisisce un'apposita autorizzazione o consenso alla pubblicazione.
La mancata autorizzazione alla pubblicazione dell'immagine non pregiudica, di regola, la possibilità di partecipare alle attività del Club.
In occasione di eventi aperti al pubblico potranno inoltre essere realizzate riprese generali dell'iniziativa nel rispetto della normativa applicabile e dei diritti delle persone ritratte.
Rapporti con sponsor, sostenitori, fornitori e partner
I relativi dati vengono trattati per gestire rapporti organizzativi, amministrativi, contrattuali e contabili nonché per documentare, quando concordato, la collaborazione con il Club.
6. Comunicazione dei dati nell'organizzazione Leo e Lions
Per le finalità connesse alla vita associativa, alcuni dati dei soci potranno essere comunicati, nei limiti necessari, a soggetti appartenenti all'organizzazione Leo e Lions, tra cui:
Distretto Leo 108 AB, Multidistretto Leo 108 ITALY, altri Leo Club e Lions Club interessati dalle attività svolte, Lions Club Sponsor, organi e officer Leo e Lions competenti e Lions Clubs International.
I dati potranno inoltre essere inseriti nei sistemi e negli strumenti informatici utilizzati dall'organizzazione Leo e Lions per la gestione dei soci e delle attività associative.
La comunicazione sarà limitata ai dati necessari allo svolgimento delle rispettive funzioni.
7. Comunicazione ad altri soggetti
Quando necessario, i dati potranno essere comunicati anche a:
enti pubblici e autorità competenti;
Comuni, istituzioni ed enti che concedano patrocinio o collaborino a un'iniziativa;
associazioni e organizzazioni partner;
soggetti che partecipino all'organizzazione di un determinato service;
istituti bancari e prestatori di servizi di pagamento;
commercialisti, consulenti e professionisti;
fornitori di servizi informatici, hosting, cloud, posta elettronica, archiviazione e comunicazione;
tipografie, fotografi, videomaker e altri fornitori coinvolti nella realizzazione delle attività;
organi di informazione, esclusivamente nei casi e nei limiti compatibili con le finalità di comunicazione istituzionale del Club.
I soggetti esterni che trattano dati per conto del Club saranno, quando previsto, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
I dati personali non saranno ceduti o venduti per finalità commerciali.
8. Trasferimenti di dati verso Paesi extra SEE
In ragione dell'appartenenza del Club all'organizzazione internazionale Lions, alcuni dati potrebbero essere trasmessi a Lions Clubs International, la cui sede internazionale si trova negli Stati Uniti d'America.
Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo saranno effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, utilizzando gli strumenti e le garanzie previste dalla normativa europea applicabile.
9. Fotografie, video e attività di comunicazione
Durante service, manifestazioni, cerimonie, raccolte fondi, meeting e altre iniziative organizzate dal Leo Club Barletta possono essere realizzate fotografie e riprese audiovisive.
Il materiale potrà essere utilizzato, nel rispetto della normativa applicabile, per documentare e promuovere le attività istituzionali e di servizio del Club attraverso i propri canali di comunicazione e quelli dell'organizzazione Leo e Lions.
Per fotografie o video in cui una persona costituisce il soggetto principale e risulta chiaramente identificabile, il Club acquisirà, ove necessario, una specifica liberatoria.
10. Minori
Qualora una determinata attività del Club coinvolga persone minorenni, il trattamento dei loro dati personali sarà effettuato con particolari cautele.
Quando necessario, iscrizioni, autorizzazioni al trattamento dei dati e liberatorie per immagini e video dovranno essere sottoscritte da chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela sul minore.
Il Club eviterà la pubblicazione di informazioni relative a minori quando non necessaria rispetto alle finalità dell'iniziativa
11. Modalità del trattamento e sicurezza
Il trattamento può avvenire mediante strumenti cartacei, informatici e telematici.
Il Leo Club Barletta adotta misure organizzative e tecniche adeguate al rischio al fine di proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo illecito.
L'accesso alle informazioni è consentito esclusivamente ai soggetti che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle proprie funzioni associative, quali, secondo le rispettive competenze, Presidente, Segretario, Tesoriere, componenti del Consiglio Direttivo e altri soci specificamente incaricati.
12. Periodo di conservazione
I dati personali sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.
In particolare, i dati relativi ai soci sono conservati per tutta la durata del rapporto associativo e successivamente per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi amministrativi, fiscali, contabili e alla tutela dei diritti del Club.
Verbali, registri, atti costitutivi, documentazione istituzionale e altri documenti di interesse storico-associativo possono essere conservati nel tempo quale parte dell'archivio del Club, limitando i dati personali a quelli necessari.
I dati raccolti esclusivamente per l'organizzazione di singoli eventi o service saranno cancellati o anonimizzati una volta cessata la relativa necessità, fatti salvi eventuali obblighi di legge o esigenze di tutela del Club.
Le categorie particolari di dati, quali informazioni sanitarie, allergie, intolleranze o esigenze legate alla disabilità, saranno conservate solamente per il tempo strettamente necessario allo svolgimento dell'iniziativa per cui sono state raccolte.
13. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari alla gestione del rapporto associativo è indispensabile per consentire l'iscrizione e la partecipazione alla vita del Club.
L'eventuale rifiuto di fornire tali dati può rendere impossibile instaurare o proseguire il rapporto associativo o erogare uno specifico servizio richiesto.
Il conferimento dei dati richiesti per finalità facoltative, come determinate attività di comunicazione o la pubblicazione dell'immagine personale quando basata sul consenso, è invece facoltativo.
Il rifiuto o la revoca del consenso per tali finalità non pregiudica il rapporto associativo né, salvo oggettiva impossibilità organizzativa, la partecipazione alle attività del Club.
14. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare, quando ne ricorrono i presupposti, i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR e, in particolare:
• ottenere conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• accedere ai propri dati personali;
• chiederne la rettifica o l'integrazione;
• chiederne la cancellazione;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento nei casi previsti dalla normativa;
• ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico nei casi in cui sia applicabile il diritto alla portabilità;
• revocare in qualsiasi momento un consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate al Leo Club Barletta all'indirizzo:
admin@leoclubbarletta.it
Il Club risponderà nei termini previsti dal GDPR.
15. Reclamo all'Autorità di controllo
Qualora l'interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente, ha diritto di proporre reclamo al:
Garante per la protezione dei dati personali
secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell'Autorità.
Resta salvo il diritto dell'interessato di rivolgersi all'autorità giudiziaria competente.
16. Processi decisionali automatizzati
Il Leo Club Barletta non utilizza i dati personali per assumere decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato e non effettua attività di profilazione commerciale.
17. Siti web, social network e servizi di terzi
Il Club può essere presente su piattaforme e social network di terzi.
Quando un utente interagisce con tali servizi, una parte del trattamento dei dati è effettuata direttamente dal gestore della piattaforma secondo le proprie condizioni e informative privacy.
La presenza di collegamenti verso siti esterni non comporta che il Leo Club Barletta sia responsabile delle modalità di trattamento dei dati effettuate autonomamente dai relativi gestori.
Per gli eventuali cookie e altri strumenti di tracciamento utilizzati sul sito internet del Club si rinvia alla specifica Cookie Policy.
18. Aggiornamenti dell'informativa
Il Leo Club Barletta può aggiornare la presente informativa in conseguenza di modifiche normative, organizzative o relative alle modalità di trattamento dei dati.
La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali ufficiali del Club.
Leo Club Barletta
Il Presidente
Sofia Anna Maffei
LEO CLUB BARLETTA
Uniti per un futuro migliore